Digitale Transportbranche

Unternehmen in der Transportbranche bauen auf die vielen Vorteile bei der Digitalisierung und der damit verbundenen Automatisierung einzelner Arbeitsschritte im Bereich der Disposition. Um die gewünschten Ziele allerdings erreichen zu können, sind einige wichtige Voraussetzungen sicherzustellen, bevor es an den eigentlichen Prozess der Digitalisierung geht. Hierzu ist, wie bei jeder Prozessverbesserung und Softwareeinführung, ein gut durchdachter und strukturierter Ansatz maßgeblich. Ansonsten sind Rückschläge und Enttäuschungen unvermeidlich. Insbesondere auf die Vorbereitung der notwendigen Daten ist ein besonderes Augenmerk zu werfen. Denn diese müssen von der Software verstanden und richtig um-, und eingesetzt werden. Und nur wenn qualitativ hochwertige und bereinigte Daten der Software übermittelt werden, sind die Ergebnisse ebenso qualitativ und hochwertig.

Warum ist die Datenqualität für die Digitalisierung so wichtig?

Der Einzug einer Digitalisierung und Automatisierung in einem einzelnen Bereich bedeutet stets, dass eine Maschine, bzw. eine Software dem Menschen bei Prozessen und Entscheidungen unterstützen. Dabei können nur die digital zu Verfügung gestellten Daten verwendet werden. Wenn allerdings diese Daten nicht die tatsächlichen Betriebsbedingungen widerspiegeln oder die Qualität nicht ausreicht, sind auch die automatisch generierten Ergebnisse unbefriedigend und können schlecht weiterverarbeitet werden. Die gewünschten Vorteile können dann nicht erreicht werden.

Zwar werden diese Daten in der manuellen Bearbeitung mit einem scheinbar befriedigenden Ergebnis verwendet, doch die Erklärung dazu ist relativ einfach. Bei der manuellen Verarbeitung der Daten fließt eine große Menge Fachwissen des Mitarbeiters mit ein. Wenn zwar die Daten verarbeitet, aber individuelles Wissen mit einfließt und die Daten so relativiert werden, dann sind diese sehr ungenau. Wenn Beispielsweise bei der Angabe des Ladungsvolumens des Lastwagens ein Puffer von 10% in den Zahlen vorhanden ist, dann weiß das der Mitarbeiter und kann die Menge der Artikel entsprechend planen. Doch die Software würde bereits melden, dass das Volumen bereits erreicht und keine weitere Ladung möglich ist. Bei einem Einsatz einer Software müssten diese Ergebnisse manuell korrigiert werden, womit wiederum Mehrarbeit und Unzufriedenheit einhergeht. An diesem Beispiel ist also erkennbar, warum es sehr wichtig ist, dass die Daten vor der Einpflege in die jeweilige Software qualitativ hochwertig sind.

Welche Daten stehen dabei besonders im Fokus?

Folgende Daten sollten eine besondere Beachtung bei der Vorbereitung für die Digitalisierung bekommen.

Fahrzeugdaten

Bei den Fahrzeugdaten sind alle Stammdaten, wie beispielsweise die Größe, das Gewicht des Fahrzeugs, das Ladevolumen, etc. exakt zu erfassen. Es sollten hierbei keine „Pufferzahlen“ einberechnet werden. Außerdem sind besondere Eigenschaften und Hilfsmittel des Fahrzeugs zusätzlich zu erfassen.

Standortdaten

Die Daten sowohl der eigenen Standorte als auch die der Auftraggeber müssen mit den wichtigsten Informationen vorhanden sein. Hierzu gehören auch die Angaben über Öffnungszeiten, die genauen Adress- und Lokalisierungsdaten sowie die etwaigen Ansprechpartner vor Ort.

Artikeldaten

Bei den Artikeldaten ist ebenfalls auf die Vollständigkeit zu achten. Neben den entsprechenden Nummern, ist natürlich auch der Kapazitätsbedarf oder auch besondere Eigenschaften (zum Beispiel Sperrgut, Gefahrgut, etc.) von hoher Wichtigkeit.

Kundendaten

Letztendlich sind die Kundendaten genau zu erfassen. Neben den bereits angesprochenen Öffnungszeiten und Ansprechpartnern, ist zum Beispiel auch die vom Kunden priorisierende Lieferzeit zu hinterlegen.

Das Vorbereiten der Daten kann zeitintensiv und zusätzliche Arbeit sein, bevor der Digitalisierungsprozess überhaupt beginnen kann. Allerdings ist zu beachten, dass korrekte und zuverlässige Daten grundsätzlich benötigt werden. Unabhängig, ob es sich um eine manuelle oder digitale Verarbeitung handelt. Andernfalls wird wie bereits erwähnt bei der manuellen Entscheidungsfindung auf Grundlage der falschen Daten das eigene Fachwissen mit angewendet. Sollte allerdings der Mitarbeiter, der eine spezielle Aufgabe in diesem Bereich innehat, nicht zur Verfügung stehen, so kann die Vertretung nicht auf dessen Fachwissen zurückgreifen und behandelt die Daten gegebenenfalls anders. Hierbei entstehen unterschiedliche und meist nicht zufriedenstellende Ergebnisse. Ein weiterer Vorteil der exakten und vollständigen Daten besteht darin, dass alle Entscheidungen klar nachverfolgt werden können und das letztendlich von jedem Mitarbeiter. Es lohnt sich daher in jedem Fall, die Daten auf ein hohes Qualitätsniveau zu bringen.

Fachwissen muss mit einfließen

Nur allein qualitativ hochwertige Daten reichen allerdings in vielen Fällen nicht aus, um komplexe Ergebnisse von der Software zu erhalten. Ebenso muss das besagte Fachwissen mit einfließen. Aufgrund der heutigen Entwicklung ist dieses allerdings für die meisten Software-Unternehmen kein Problem. Die Möglichkeiten, dass verschiedene Entscheidungskriterien oder eine Gewichtung verschiedener Zielkriterien hinterlegen werden können, sind vielfältig. Dabei sollte das Transportunternehmen eng mit dem Softwareanbieter zusammenarbeiten, damit die gesteckten (Teil-) Ziele auch erreicht werden und die Ergebnisse zufriedenstellend sind. Das Resultat kann dann eine transparente Darstellung der tatsächlichen Präferenzen hinsichtlich getroffener Entscheidungskriterien oder -ziele sein. Auf diese Weise sind diese auch einheitlich und unterscheiden sich nicht mehr je nach Mitarbeiter. Ebenfalls ist es wichtig, dass diese Vorgaben nicht für die Ewigkeit festgeschrieben sein müssen. Richtet sich das Unternehmen neu aus, so können auch die Kriterien und deren Gewichtung in der Software angepasst und zielgerichtet umgesetzt werden.

Es zeigt sich, dass die Qualität der Daten von entscheidender Bedeutung für eine zielführende Digitalisierung ist. Aufgrund dessen verschiebt sich der Prozess allerdings oftmals, da Unternehmen die Menge der vorhandenen Daten unterschätzen. Gerne helfen wir Ihnen mit unserem umfangreichen Beratungsangebot dabei, die Daten vorab zu analysieren und zu optimieren, so dass auch Ihr Unternehmen in die digitale Welt starten kann.