Skip to content Unternehmen in der Transportbranche kennen die Situation. Zu jedem Auftrag gehören Unmengen von Papieren. Aus diesen geht unter anderem hervor, wer der Absender und Empfänger sind, die eindeutigen Nummern der Frachtstücke, das Bruttogewicht, die Art der Verpackung sowie diverse Anweisungen für den Zoll und andere behördliche Abfertigungsstellen. Da bleibt es nicht aus, dass bei jedem Transport auch eine ganze Ladung Frachtbriefe einhergeht. Allerdings geht die Papierflut dann auch wieder in die andere Richtung. Bestätigungen und Änderungen werden an das Transportunternehmen in Papierform geschickt. Diese ganzen Unterlagen müssen dann darüber hinaus auch noch über mehrere Jahre archiviert werden.
Ein Umstand, der in der heutigen, digitalen Zeit nicht mehr notwendig ist. Auch wenn der Einsatz eines digitalen Frachtbriefes noch in vielen Ländern auf unter anderem diverse rechtliche Hindernisse stößt, ist es von der technischen Seite bereits möglich, eine Umstellung auf die elektronische Form vorzunehmen.
Doch was würde das für die Transport- und Logistikbranche bedeuten?
Kurze Einführung zum Frachtbrief
Die Handhabung und der Inhalt eines landesweiten Frachtbriefes werden durch diverse Gesetze im Inland geregelt. Sobald es sich um einen internationalen Transport handelt, ist ein CMR-Frachtbrief mitzuführen. Dieser basiert auf die französische „Convention relative au contrat de transport international de merchandises par route“ (CMR).
Die Idee hinter dem Frachtbrief ist, dass der internationale Transport von Gütern vereinfacht wird, aber dennoch die Möglichkeit besteht, diesen zu überprüfen und entsprechend rechtssicher zu machen. Allerdings sieht es in der Praxis mehr oder weniger anders aus. Aufgrund der Regelungen zum Frachtbrief ist es notwendig, dass dieser in der Regel in vierfacher Ausfertigung erstellt werden muss. Dabei verbleibt ein Exemplar bei der Fracht, eines behält der Absender, eins wird dem Frachtführer übergeben und das letzte Exemplar ist für den Zoll, bzw. einer anderen kontrollierenden Behörde, vorgesehen. Hierdurch entsteht ein Haufen Papier, der schon allein eine gewisse Logistik benötigt.
Die Vorteile eines digitalen Frachtbriefes
Wie bereits angesprochen, benötigt die Erstellung eines Frachtbriefes für einen Gütertransport zum einen viel Papier. Durch die Umstellung auf eine digitale Variante, könnte nach eingängigen Schätzungen zufolge mehrere Millionen Schweizer Franken im Jahr eingespart werden. Mit in dieser Summe sind auch die entsprechenden Personalkosten enthalten, die ebenfalls bei einer Einführung des digitalen Frachtbriefes reduziert werden könnten.
Doch nicht nur die Einsparpotentiale, sondern auch diverse Umweltbelastungen durch die Produktion des notwendigen Papieres könnten so reduziert werden.
Neben den finanziellen und umweltschonenden Vorteilen bietet der Frachtbrief auf elektronischem Wege auch die Schaffung diverser Schnittstellen zu anderen Systemen. Eine Erweiterung des Frachtbriefes und der damit verbundenen Sammlung von Informationen an einer Stelle wäre ohne Probleme möglich. So könnten beispielsweise Schäden am Frachtgut direkt dokumentiert oder Ersatzlieferungen schneller geregelt werden.
Diese Schnittstellen können darüber hinaus für weitere Möglichkeiten genutzt werden. Beispielsweise könnte die komplette Auftragsabwicklung direkt zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer inklusive diverser Zwischenlieferanten durchgeführt werden. Durch verschlüsselte Verbindungen und Unterschriftszertifikate sind auch keine weiteren Briefe oder Faxe mehr notwendig, um Verträge rechtssicher abschließen zu können.
Warum gibt es den digitalen Frachtbrief noch nicht?
Wie bei jeder Art von Einführung digitaler Produkte gibt es diverse Hürden, die erst einmal überwunden werden müssen, damit eine Umsetzung erfolgen kann. So auch bei dem digitalen Frachtbrief. Aufgrund der darin enthaltenen, teils sensiblen, Daten muss die Gesetzeslage diese schützen. Doch das ist nur ein geringeres Problem, viel größer ist die finanzielle Hürde. Die Einführung einer solchen Software bedeutet ein hohes Maß an Investition. Doch da sich bislang kein Standard etabliert hat, sind sich die Verantwortlichen unsicher, welche Software nun eingesetzt werden sollte. Es handelt sich hier schließlich um eine Software, die nicht nur von einem Transportunternehmen verwendet werden soll, sondern darüber hinaus auch von allen anderen Unternehmen, bzw. Behörden. Der digitale Frachtbrief muss also für alle lesbar, die Echtheit muss gewährleistet und das Dokument muss bearbeitbar sein.
Bevor eine flächendeckende Einführung erfolgen kann, sind also noch einige Fragen zu klären und verbindliche Voraussetzungen zu schaffen. Ein großer Schritt ist allerdings schon gemacht worden. Das Europäische Parlament und der Europäische Rat haben sich Ende 2019 darauf geeinigt, dass die Verwendung von digitalen Frachtbriefen verbindlich vorgeschrieben werden soll. Losgehen wird es demnach im Jahr 2026.
Auf die Zukunft und Einführung vorbereiten
Das Jahr 2026 ist für eine Einführung einer solch großen, flächendeckenden und vernetzten Software nicht mehr lange hin. Aus diesem Grund ist es ratsam, wenn sich Transportunternehmen bereits jetzt schon auf eine mögliche Umstellung vorbereiten. Dazu gehört unter anderem die Digitalisierung der notwendigen Daten. Denn noch viele Unternehmen arbeiten auch hier noch in Papierform.
Eine weitere Voraussetzung ist die Optimierung einzelner Bereiche innerhalb des Unternehmens. Diese sollte abgeschlossen sein, bevor es zu einer Einführung beispielsweise des digitalen Frachtbriefes kommt. Gerne unterstützen wir Sie dabei. Mit unserem erfahrenen Team helfen wir Ihnen dabei unter anderem den Bereich „Umschlag und Lager“, „Spedition“ und „Transportportadministration“ effizienter und kostensparender aufzustellen. Sprechen Sie uns gerne noch heute an.
