Freitagabend in einem kleinen Transportbetrieb. Der Inhaber sitzt noch im Büro und tippt Lieferscheine in die Rechnungssoftware. Dabei sucht er die Fahrerkarte eines Chauffeurs, die längst hätte heruntergeladen werden müssen. Die Touren liefen gut, die Administration hinkt hinterher.
So geht es vielen kleinen und mittleren Betrieben. Die Transportadministration wächst mit jedem Fahrzeug, während die Abläufe gleich bleiben. Dieser Beitrag zeigt, welche Unterlagen das Gesetz verlangt und wo Zeit verloren geht. Ausserdem lesen Sie, wie Sie die Administration in drei Schritten ordnen.
Ein Teil der Büroarbeit ist nicht freiwillig. Wer eine Transportlizenz hält oder Fahrer unter der Arbeits- und Ruhezeitverordnung (ARV) beschäftigt, muss bestimmte Unterlagen führen und aufbewahren. Fehlt etwas, fällt das spätestens bei einer Kontrolle auf.
| Pflicht | Was konkret verlangt ist | Fundstelle |
|---|---|---|
| Originalunterlagen am Sitz | Räume, in denen das Unternehmen auf die Originale seiner wichtigsten Unterlagen zugreifen kann | STUV Art. 5a |
| Lizenz im Fahrzeug | Eine beglaubigte Kopie der Zulassungsbewilligung in jedem Fahrzeug | STUG Art. 3 Abs. 3 |
| Überprüfung durch das BAV | Das BAV prüft regelmässig, mindestens alle fünf Jahre, ob die Voraussetzungen noch erfüllt sind | STUG Art. 8 Abs. 1 |
| Daten des Fahrtschreibers | Herunterladen spätestens alle drei Monate, Fahrerkarte wöchentlich, sofort Sicherungskopien anlegen | ARV 1 Art. 16a |
| Aufbewahrung | Heruntergeladene Daten, Einlageblätter und Arbeitszeitaufstellungen drei Jahre am Geschäftssitz, nach Fahrer geordnet | ARV 1 Art. 18 Abs. 3 |
Diese Pflichten bilden das Gerüst. Alles Weitere, also Disposition, Lieferscheine, Rechnungen und Fahrzeugdaten, sollte sich daran ausrichten. Sonst entstehen parallele Ablagen, die niemand vollständig überblickt.
In der Beratung sehen wir immer wieder dieselben Muster. Selten fehlt es an Fleiss, meistens an einem durchgehenden Ablauf.
Ein Auftrag wird telefonisch angenommen und auf einen Zettel notiert. Danach landet er in der Disposition, auf dem Lieferschein und am Monatsende in der Rechnung. Jede Übertragung kostet Zeit und erzeugt Fehler.
Viele Betriebe arbeiten zum Teil digital und zum Teil auf Papier. Dadurch liegt dieselbe Information an zwei Orten, und niemand weiss, welche Fassung gilt.
Oft kennt nur eine Person alle Abläufe. Fällt sie aus, stockt die Abrechnung, und Fristen wie das Herunterladen der Fahrerkarten geraten in Vergessenheit.
Faustregel. Jede Information sollte im Betrieb nur einmal erfasst werden. Alles, was danach noch abgetippt wird, ist ein Hinweis auf einen fehlenden Schritt im Ablauf.
Ordnung entsteht allerdings nicht durch eine neue Software allein. Erst wenn der Ablauf klar ist, kann ein System ihn sinnvoll abbilden. Deshalb empfiehlt sich diese Reihenfolge.
Zeichnen Sie auf, wie ein Auftrag heute durch den Betrieb läuft, von der Anfrage bis zur bezahlten Rechnung. Notieren Sie, wer welche Daten wo erfasst und wie lange das dauert. Oft zeigt schon diese Übersicht, wo doppelt gearbeitet wird.
Nicht jede Lücke ist gleich teuer. Beginnen Sie deshalb mit den Punkten, die am meisten Zeit kosten oder ein rechtliches Risiko bergen. Dazu gehören etwa vergessene Downloads der Fahrerkarten oder Lieferscheine, die erst Wochen später verrechnet werden.
Neue Abläufe brauchen zudem eine Einführung und klare Zuständigkeiten. Legen Sie fest, wer was erfasst und bis wann. Prüfen Sie nach einigen Wochen, ob der Ablauf im Alltag funktioniert, und passen Sie ihn an.
Die SBTL.ch GmbH analysiert die Abläufe kleiner und mittlerer Transportbetriebe, zeigt Doppelerfassungen und Medienbrüche auf und begleitet die Umsetzung.
Eine gute Branchensoftware verbindet Auftrag, Disposition, Lieferschein und Rechnung. Ein Auftrag wird dann einmal erfasst und läuft durch alle Stationen. Auch das Herunterladen der Fahrtschreiberdaten lässt sich teilweise automatisieren.
Software ersetzt jedoch keinen geordneten Ablauf. Wer ein unklares Vorgehen digitalisiert, hat danach ein digitales Durcheinander. Wählen Sie das System deshalb erst, wenn Sie wissen, welche Schritte es abbilden soll. Wie sich KI im Büro sinnvoll einsetzen lässt, zeigt der Beitrag zu KI-Tools im Arbeitsalltag.
Bevor Sie sich für ein System entscheiden, lohnt sich ein kurzer Vergleich. Folgende Fragen helfen dabei.
Testen Sie das System ausserdem mit einem echten Auftrag aus Ihrem Alltag. So sehen Sie rasch, ob es zu Ihren Abläufen passt oder ob Sie sich ihm anpassen müssten.
Eine geordnete Ablage folgt wenigen festen Regeln. Prüfen Sie deshalb, ob Ihr Betrieb die folgenden Punkte heute schon erfüllt.
Fehlt einer dieser Punkte, lohnt sich ein genauerer Blick. Gerade die Stellvertretung wird oft vergessen, obwohl sie bei Ferien oder Krankheit entscheidend ist. Zudem hilft eine kurze schriftliche Anleitung, damit auch neue Mitarbeitende die Abläufe rasch verstehen.
Saubere Daten sind auch die Grundlage für richtige Preise. Wer Kilometer, Stunden und Wartezeiten zuverlässig erfasst, kann jeden Auftrag nachkalkulieren und erkennt unrentable Kunden früh. Wie das geht, zeigt der Beitrag Transportauftrag kalkulieren.
Gleichzeitig erleichtert eine geordnete Ablage die Überprüfung durch das BAV. Wer die verlangten Unterlagen auf Anhieb vorlegen kann, spart sich Rückfragen. Welche Unterlagen bei der Lizenz eine Rolle spielen, lesen Sie im Beitrag So erhalten Sie eine Transportlizenz.
Die Transportadministration muss einige gesetzliche Pflichten erfüllen, von den Originalunterlagen am Sitz bis zur dreijährigen Aufbewahrung der Fahrtschreiberdaten. Ordnung entsteht in drei Schritten, nämlich den Ablauf sichtbar machen, Schwachstellen ordnen und den neuen Ablauf einführen. Erst danach lohnt sich die Wahl der passenden Software.
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Die meistgestellten Fragen zu diesem Thema.
Drei Jahre am Geschäftssitz, nach Fahrer geordnet. Für heruntergeladene Daten beginnt die Frist mit dem Herunterladen.
Wöchentlich. Nur bei längerer Abwesenheit des Fahrers gilt spätestens alle 21 Tage, die Daten des Fahrtschreibers selbst spätestens alle drei Monate.
Ja, in jedem Fahrzeug eine beglaubigte Kopie der Zulassungsbewilligung.
Die Beratung der SBTL.ch GmbH wird nach Umfang offeriert, abhängig von der Grösse des Betriebs und den Abläufen.
Wir ordnen mit Ihnen die Transportadministration, vom ersten Auftrag bis zur Ablage für das BAV. Die Beratung wird nach Umfang offeriert.
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