Skip to content Digitalisierung der Disposition – Das sollte beachtet werden!
Unternehmen in aller Welt und auch speziell in der Transportbranche kennen bereits die Vorteile der digitalen und automatisierten Disposition. In erster Linie wird von einer geringeren Arbeitsbelastung, einer gleichbleibend hohe Planungsqualität, mehr Transparenz und Mitarbeitermotivation ausgegangen. Doch, bevor die digitale Umsetzung starten kann, sollten Unternehmer einige Dinge berücksichtigen, damit sie am Ende auch von den oben genannten Vorteilen profitieren können. Im Idealfall können all diese Vorteile in das Ergebnis einfließen.
Die Entscheidung, die Disposition in die digitale Welt zu führen, kann eine großartige Gelegenheit sein, um die Aufgaben einfacher, aber auch interessanter und gleichzeitig effektiver zu gestalten.
Mitarbeiter von Anfang an einbinden
Das Ändern von Geschäftsprozessen und die Einführung neuer Softwaresysteme ist immer eine große Herausforderung für ein Unternehmen. Dies gilt insbesondere dann, wenn komplexe Entscheidungsprozesse automatisiert werden sollen.
Die vielleicht wichtigste Voraussetzung für den Erfolg des Projekts ist daher das Mitnehmen der Belegschaft. Die Bedenken der Mitarbeiter hinsichtlich solcher Änderungen sind in der Regel groß. Nicht zuletzt, da eine Digitalisierung allgemein mit einem Arbeitsplatzabbau verbunden wird. Hingegen soll es nicht um Einsparung von Arbeitsplätzen gehen, sondern eine Erleichterung von monotonen und wiederholenden Aufgaben sein. Außerdem kann dadurch mehr Zeit für weitere Aufgaben geschaffen werden, die in der Vergangenheit vernachlässigt wurden, aber dennoch wichtig sind. Nur wenn der Unternehmer es schafft, das Projekt transparent und klar zu präsentieren, können die Mitarbeiter inspiriert werden und die Motivation steigt. Wichtig in diesem Zusammenhang ist auch, dass neben den ganzen Vorteilen ebenso offen mit den Nachteilen umgegangen wird, so dass sich die Mitarbeiter während oder nach der Einführung nicht hintergangen fühlen.
Bevor also ein erster Schritt zur Digitalisierung gegangen werden kann, sollten die Mitarbeiter informiert werden. In ersten Gesprächen können darüber hinaus auch Erwartungen an der Digitalisierung bei der Planung mit einfließen. Nur wer mit den Mitarbeitern zusammenarbeitet, kann auf nachhaltige Unterstützung und Motivation setzen. Aber auch während des gesamten Prozesses sollte die Kommunikation mit der Belegschaft aufrecht gehalten werden. Insbesondere bei der ersten Einführung ist das Fachwissen der Mitarbeiter für die richtige Umsetzung der digitalen Prozesse immens wichtig.
Am Ende werden schließlich die Mitarbeiter benötigt, um überhaupt die Digitalisierung von einzelnen Arbeitsschritten umsetzen zu können
Grundlagen für die Digitalisierung schaffen
Eine weitere wichtige Entscheidung, bevor überhaupt die Digitalisierung der Disposition beginnen kann, ist die Wahl des richtigen Softwarepartners. Dieser sollte zum einen die Begleitung während des kompletten Prozesses anbieten und demnach auch ein fachliches Verständnis mitbringen. Des Weiteren sollte die Software auch den technischen und fachlichen Vorgaben des Unternehmens umsetzen können. Kompromisse bei dem Einsatz der Software müssen demnach vom Hersteller umgesetzt werden können. Auf die Anpassungsfähigkeit des Programms ist daher entscheidend zu achten.
Eine Digitalisierung von Arbeitstätigkeiten bedeutet immer, dass eine Maschine bei bestimmten Prozessen und Entscheidungen unterstützt. Allerdings funktioniert das nur, wenn die notwendigen Daten auch in digitaler Form vorliegen. Hier ist die Qualität der Daten einer der wichtigsten Indikatoren. Denn nur wenn das Gerät die Daten vernünftig auslesen kann, kann auch mit dem Ergebnis gearbeitet werden. Im Bereich der Disposition sollten daher insbesondere die Daten zu Aufträgen, Artikel, Standorten, Fahrzeugen und Regelungen für dessen Einsatz in digital verwertbarer Form vorliegen.
Erste Schritte definieren
Die vollständige Automatisierung einzelner Arbeitsbereiche, wie in diesem Beispiel die Disposition, ist nicht in einem Schritt umsetzbar. Die Idee, an einem bestimmten Tag das System zu starten und von da an nur digital zu arbeiten, ist in der Praxis nahezu unrealistisch. Vielmehr muss die Umsetzung in mehreren Schritten erfolgen, weshalb eine gute Planung und die Koordinierung aller Beteiligten bereits die Schlüssel zum Erfolg sind.
Bei der Planung sollte die Priorität auf die Umsetzungsschritte liegen, die am Anfang den meisten Erfolg bringen können. Dadurch werden die Transparenz und Motivation der Mitarbeiter gefördert. Bei einem Erfolg können bereits positive Aspekte, auch in finanzieller Hinsicht, eintreten, so dass die weiteren Schritte risikoloser umgesetzt werden können.
Wichtig bei der Organisation zur Digitalisierung sind auch Etappenziele. Welchen Stand soll das Unternehmen in einem Jahr erreicht haben. Welche Aufgaben sollen innerhalb der Disposition zuerst digitalisiert werden? Was passiert, wenn es bei der Umsetzung zu etwaigen Hindernissen kommt, und welche weiteren Optionen stehen dem Unternehmen zur Verfügung?
Nach den ersten Schritten nicht aufhören
Sind die ersten Schritte gemacht und die ersten Ziele sichtbar, sollten auch die nächsten Schritte klar definiert und realistisch geplant sein. Wichtig ist, dass die Umsetzung eine Kontinuität hat und immer die einzelnen Durchführungen im Fokus stehen. Am Ende bildet sich automatisch das gesamte Paket der Digitalisierung. Auch wenn der Weg bis dahin schwierig und mit einigen Hürden verbunden ist, kann der Erfolg die Bemühungen übertreffen. Gerne können wir Sie bei der Planung und Durchführung unterstützen. Denn Ihnen sollte bewusst sein, an welchem Standpunkt Ihr Unternehmen steht und an welcher Stelle Optimierungspotential steckt. Hierzu bieten wir Ihnen eine exklusive Beratung zur „Optimierung der Transportadministration“ an.
