Die Erstellung eines optimalen Tourenplanes stellt für Unternehmen in der Transportbranche eine grosse Herausforderung dar. Dieser sieht eine geringe Pufferzeit vor und nutzt alle vorhandenen Ressourcen. Doch die Realisierung dieses Ziels scheint nicht immer einfach zu sein. Unternehmen können jedoch einen solchen optimalen Tourenplan erstellen, wenn sie dabei einige Dinge beachten.
Ein Tourenplan muss zum einen optimal ausgelegt sein und zum anderen die einschlägigen Gesetze und Regelungen einhalten. Darüber hinaus müssen die vereinbarten Anlieferungstermine beim Kunden eingehalten werden. Das Ganze stellt eine größere Aufgabe dar, denn vor der Planung ist zum Beispiel die Frachtraumkapazitäten und zulässigem Gesamtgewicht eines jeden Fahrzeugs zu berücksichtigen. Demnach lassen sich die zu transportierenden Sendungen planen.
Neben der Entfernung und der Fahrzeit mit einem Lastwagen ist auch die Dauer der Be- und Entladung einzukalkulieren. Je nach Dauer der Fahrt sollte die Disposition mit Blick auf die Lenk- und Arbeitszeiten auch passende Pausenplätze suchen und dem Fahrzeugführer vorschlagen. Ebenso zählt beim Personaleinsatz einiges, beispielsweise die persönlichen Qualifizierungen bei einem Gefahrguttransport.
Je mehr Informationen in die Tourenplanung einfliessen, umso effektiver wird sie. Zugleich sinkt das Risiko, mit dem Plan gegen physikalische oder gesetzliche Regeln zu verstossen. Ansonsten kann es aufgrund einer etwaigen Überplanung zu spontanen Tourenänderungen kommen und die bevorstehende Tour kann gegebenenfalls nicht abgeschlossen werden.
Erfahrene Disponenten können realisierbare Tourenpläne erstellen, gegebenenfalls unter Einsatz entsprechender Software. Oftmals fließen allerdings einige bereits genannte Informationen nicht mit ein. Alternativ hilft eine Pufferzeit, die etwaige Fehlplanungen auffängt. Das sind allerdings Zeiten, die vermieden werden sollten, da sich diese grundsätzlich finanziell negativ auf das Unternehmen auswirken.
Mitarbeiter in der Disposition greifen oft auf den Einsatz von Pufferzeiten zurück, wenn unsichere Rahmenbedingungen bei der Planung bestehen. Hierbei handelt es sich hauptsächlich um eine Zeitplanung mit empirischen Werten. Beispielsweise wird dann die Einsatzzeit des Fahrzeugführers mit einem mehr oder weniger grosszügigen Puffer ausgestattet. Bei unvollständigen Informationen ist das eine Möglichkeit. Der Nachteil liegt darin, dass Fahrer- und Fahrzeugressourcen ungenutzt bleiben. Auf diese Weise bleiben potenzielle und teure Ressourcen oftmals ungenutzt.
Wer die Ressourcen optimal nutzen will, muss deren Grenzen kennen und ausreizen. Doch um an die Grenzen zu gelangen, werden so viele Daten wie möglich benötigt, damit etwaige Risiken bei der Planung ausgeschlossen werden können. Je genauer daher die Daten, umso optimaler ist die Nutzung der vorhandenen Ressourcen bei der Tourenplanung. Aber auch der optimale Tourenplan ist nicht vor spontanen Störungen, wie beispielsweise nicht bekannte Baustellen und etwaigen Umwegen, sicher. Ein Puffer ist daher weiterhin angebracht, allerdings kann dieser wesentlich geringer ausfallen und damit auch Geld eingespart werden.
Damit ein Tourenplan aufgehen kann, müssen die Zeiten richtig getaktet sein. Allerdings kommt hier der Faktor „Kunde“ hinzu. Bei Privatkunden reicht es in der Regel aus, wenn der Tag und bestenfalls noch ein Zeitfenster bekannt ist. Bei Unternehmenskunden sieht es schon anders aus. Unternehmenskunden müssen letztendlich eine Planung vornehmen, wann welches Fahrzeug kommt und wer für die Abladung und ggf. neue Beladung zur Verfügung steht. Überschneidet sich eine Lieferung, aufgrund eines verschobenen Zeitplanes des Anlieferers, kann es zu Wartezeiten kommen und die nachfolgenden Aufträge verschieben sich nach hinten.
Ist der Tagestourenplan stark durchstrukturiert, fehlt die Zeit am Ende des Tages. Ein Nichteinhalten von Lieferungen kann teuer werden. Ebenso verschiebt sich der komplette Wochenplan, sobald ein Auftrag einen Tag später startet. Das bedeutet nicht nur Mehrarbeit für die Disposition, da diese schnell reagieren und umplanen muss, sondern auch Zeitdruck für den Fahrzeugführer, den es zu vermeiden gilt.
Bis vor wenigen Jahren und teils noch heute planten Unternehmen Tourenpläne per Hand. Das bedeutet, dass Aufträge in Papierform nach der Route sortiert sowie die diversen Unternehmenskunden kontaktiert und die Lieferankunft mitgeteilt werden. Leistungsstarke Programme für Tourenplanungen können mittlerweile eine erhebliche Erleichterung bringen. Hinterlegte Strassenkarten und ein entsprechender Routenplaner kann die optimale Strecke anzeigen. Dazu auch die möglichen Plätze, um mit einem Lastwagen die Ruhezeiten einhalten zu können. Darüber hinaus lassen sich Unternehmenskunden direkt an das Programm anbinden. Sie erfahren so, wann die Ware eintrifft.
Solche Fachprogramme können Daten von Waren, Fahrzeugen und Mitarbeitern hinterlegen, um Ressourcen optimal auszuschöpfen und einen optimalen Tourenplan zu erstellen. So schöpft der Betrieb am Ende die Ressourcen voll aus und erhält einen optimalen Tourenplan.
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